Ｑ、就業規則の作成・変更後の「周知」の方法に決まりはありますか

Ａ、就業規則を労働基準監督署に届出たとしても、社内で十分に周知されていなければ就業規則の効力は発揮されません。その方法としてはいくつか考えられます。

就業規則は勤務時間、休日・休暇、賃金などの労働条件や職場で守るべき規律などを定めたルールです。労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場においては就業規則を作成し、これを労働基準監督署長に届出することを義務付けています。

また、労働基準法では、使用者は労働者に就業規則の内容を「周知」させなければならないと定めています。少なくとも各作業場の見やすい場所に掲示するか、あるいは労働者がいつでも見ることができるような場所に備え付けるなどの方法により周知させなければなりません。

会社が社員に就業規則を周知する方法に関しては労働基準法第106条第1項、同法施行規則52条の2で
①　常時、各作業場の見やすい場所へ掲示するか、又は備え付けること
②　書面を労働者に交付すること
③　磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

とされています。具体的には
①常時、見やすい場所へ提示、または備え付ける方法
従業員の誰でも目につきやすいところに置いておく方法です。事務所、店舗内の誰でも見ることができる棚に入れてあることが多いようです。

②従業員に書面で交付する方法
入社時に就業規則をコピーして従業員に配布するなど。

③会社のパソコンに就業規則データを入れる方法
従業員がいつでもパソコン上から読み出しができるようにします。社内ネットワークでアクセスする方法を取るなど。

上記の3つの方法で最もお勧めなのは、①の方法かと思います。
それは就業規則には社内の重要な事項が多く記載されており、外部に漏れることを防ぐ必要があるからです。

②・③の方法では、従業員が自由に社外に持ち出すことができ、外部に漏れる可能性が高くなります。①の方法を採用して「コピー厳禁、社外秘」として就業規則を社外持ち出し禁止としても、従業員は自由に内容確認できる状態ですので、周知義務に反しているとは言えません。


その他、就業規則の周知に関連して、周知義務を果たしていない就業規則の効力について、最高裁の判決で平成15年10月に重要な判決が出ています。

この裁判では会社は就業規則を労働基準監督署への届出はしていましたが、従業員の勤務場所に備え付けていなかったため就業規則の効力が争われた事件で、最高裁の判決では
●「就業規則が拘束力を生ずるためには、その内容を、適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続きがとられていることを要する」（フジ興産事件）
とし監督署への届出以上に、実質的に従業員に周知されていることが就業規則の効力発生要件であることを明確にしました。従業員に「周知」されていない就業規則は無効となってしまうということです。
そのため社長の机の中や金庫に大切に保管されている、などの場合、就業規則としての効力が失われるケースとなるため注意が必要です。

会社によっては、就業規則が実態と違っているので、従業員には見せたくない、見せられない、という会社も多いように思われます。
しかし、これでは何のための規程なのか全くわかりません。就業の実態を精査し、現実に対応した、会社も社員も運用に無理のない仕組みを就業規則を変更していくことが何よりも大切なことではないでしょうか。

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小売業・飲食業・サービス業・介護事業・医院クリニック業界のように従業員の出入が多い業界ではトラブルの元になる問題社員が入り込むリスクも高いため企業規模に関わらず、就業規則を作成しておくことが必要だと考えます。
　また既に就業規則はある、という会社様でも、数年単位で法律も改正されています。今ある就業規則も定期的な見直しと改訂が必要です。人の問題というのはトラブルが起こってからでは遅いこともあります。まずは「お問い合わせフォーム」などからお気軽にお問い合わせください。