Ｑ、社員に秘密情報・個人情報の守秘義務を徹底させたいのですがどのようにすれば良いでしょうか

Ａ、社内の取扱いルールはもちろんですが社員個人から秘密保持誓約書を提出させ、就業規則などで制裁規程を定めておくことが必要です。

会社が従業員に秘密保持義務・守秘義務を負わせる方法としては採用の際に「秘密保持に関する誓約書」を提出させることにより、守秘義務があることを本人に自覚させることができます。
そのうえで、就業規則や秘密管理規程などの社内規程において、守秘義務を課し、違反した場合の制裁を定めておき、それを従業員に対して周知徹底することで、守秘義務を浸透させることができます。
①社員一人一人から個別に秘密保持誓約書（守秘義務誓約書）を提出させる
②就業規則に秘密保持義務・守秘義務を明記して、社内ルールとして義務を負わせる

特に社員個人からいくら「秘密保持に関する誓約書」を提出させていたとしても就業規則の中で制裁規程等を定めておかないと懲戒処分にすることはできません。そのため就業規則では
●在職中、退職後における個人情報漏洩を行わないことについて
●会社内において会社の電子機器を私的に利用して外部に電子メールを送る、インターネットを利用する等を行わないことについて

などの事項を明記したうえで、

●業務に関係のない目的でインターネットを頻繁に利用したとき、また外部に電子メールを送ったとき。
●社内の秘密情報（個人情報を含む）を無断で持ち出したとき、または持ち出そうとしたとき

には懲戒処分の対象となることを定めておきましょう。

この時の処分に関しては、故意による漏えいや、金銭を得ての漏えいの場合には懲戒解雇の対象とすることが可能です。
また、実際に社員から個人情報の漏えいがあった場合には、犯人である社員に対して、その「実際の損害額」を損害賠償請求できるように規定しておきましょう。

日々の業務の中でも、社内での秘密情報・個人情報の運用のルールとして
●情報関連機器（パソコン等）の持込持ち出しについてのルールを定める。
●個人情報保護規程等を作成する。
●秘密情報・個人情報に関する教育・訓練を計画的・継続的に行う。
●退職時において貸与品等を回収する。ＩＤ、パスワードを削除する。また退職時にも秘密保持誓約書と競業避止誓約書を提出させる。

などのルールを定め、徹底させていくことが大切な秘密情報・個人情報を守る最も重要な要素となります。
現在、自社内では、どのように社員が秘密情報・個人情報を扱っているのか、何処にリスクが潜んでいるのか、まずはこの点を把握することからスタートしてみましょう。
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