Ｑ、マイナンバー取り扱いでの基本方針の策定とはどのようなものですか

Ａ、マイナンバーの適正な取扱いの確保について会社として取り組むための、基本方針を策定することが望ましいとされています。


絶対的な義務ではありませんがマイナンバーを取り扱ううえでガイドライン等にも策定を勧めているのが「基本方針」です。

この基本方針は、マイナンバー情報を取り扱うにあたって、企業として
●どのような安全管理措置を講じるのか
●質問及び苦情処理の窓口は、どこが対応するのか
といったことを取り決め、公にしなさい、ということで、イメージとしては今現在も多くの企業が定めている「プライバシーポリシー」のマイナンバー版と考えればわかりやすいかと思います。
また「公に」と言ってもあくまで社内での話で基準監督署に届け出るとかの話ではありません。

そのためガイドラインにおいても
「基本方針の策定は義務付けられてはいませんが、従業員等への周知・研修を行いやすくなるというメリットがあります」
とされています。

またその方針に記載すべき内容に関しても

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特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。
≪手法の例示≫
＊ 基本方針に定める項目としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 事業者の名称
・ 関係法令・ガイドライン等の遵守
・ 安全管理措置に関する事項
・ 質問及び苦情処理の窓口 等
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と記載されており、あくまで基本の方針ですので簡潔にまとめればＡ4用紙サイズで1、2枚でまとまる内容です。不足している細かい事項に関しては「マイナンバー取り扱い規程」等で決めていくことになります。

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