Ｑ、トラブルを防ぐための「雇用契約書」の注意点はありますか

Ａ、監督署の調査でも必ずチェックされる雇用契約書ですが、複数の注意点があります。簡単にまとめてみましたので参考にしてください。


「雇用契約書」は労働条件についての合意を証明する書類として重要であるにもかかわらず、整備できていない場合があります。

そして、雇用契約書の不備はしばしば労使トラブルの深刻化につながります。従業員からの申告があり、監督署が調査に入る場合など必ず「雇用契約書」などの勤務条件を確認しますし、また年金事務所の調査でも雇用契約書での勤務時間をベースにして社会保険加入の有無などを判断します。

この大変重要な「雇用契約書」について、新規雇用や雇用契約更新などをする年度初めの時期に合わせて、雇用契約書の取り交わし方についてあらためて解説します。


○労働条件明示の義務
労働基準法等には、賃金や労働時間などの労働条件について労働者に明示する義務があると定めてあります。とくに下記のものは「書面で」明示しなければならないとされています。

労働契約の期間 ／有期労働契約を結ぶ場合（更新の有無及び更新の基準）／就業の場所・従事する業務の内容／始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項／賃金の決定、計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期に関する事項／退職に関する事項(解雇の事由を含む)


○「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違い
前述の「労働条件の明示」は一方的な交付でも構わないため、「労働条件通知書」などの書面を会社が労働者に渡すだけでも明示はできます。しかし、労働契約法において「労働契約は合意により成立する」旨規定されてあるため、お互いが条件について合意したことを「契約書」という形式で残したほうがよいでしょう。

ちなみに「労働条件通知書」とは、一般に労基法第15条による一方的な明示書面を指すことが多いものの明確な定義はなく、労働条件通知書というタイトルの書面に本人合意を示す署名欄を付け加えることで「雇用契約書」と同様の「契約書」としての意味合いとする場合もあります。


○従業員の署名と契約日
契約書は、契約当事者本人の署名、もしくは署名に代わる記名押印がなされることで締結に至ります。印鑑は必ずしも契約成立の要件ではないため、署名（サイン）だけでも結構です。
特に外国籍の従業員などの場合は印鑑自体がないこともありますが、自筆のサインだけで契約書として有効となります。

むしろ重要なのが「合意の年月日」です。「いつ合意をしたか」は裁判など労使紛争上重要なポイントとなるため、忘れずに記入して下さい。


○残業については特に慎重に
時間外労働・休日労働などに関する項目は特に注意して記載・説明しましょう。定時が何時なのか、残業代を固定的に支給するならそれは何時間分の残業を含むのか、残業はどのように申請しどう許可されるのか、などを丁寧に説明しましょう。


○その他の注意事項
【勤務場所】
転勤の有無は子育てや家族の介護などの生活スタイルに影響を与えます。ミスマッチが起こらないよう勤務場所や転勤の可能性について事前に説明しましょう。

【契約期間と更新】
有期契約の社員に対しては、契約期間と更新の有無、更新の判断基準ももれなく伝えましょう。

【独自の職務ルール】
業種により特別の秘密保持義務がある場合など、会社独自のルールがあるときは契約時に説明をしましょう。

【外国籍向けの英訳付きの契約書】
外国籍の従業員との雇用契約関連ではしばしば、監督署から「本当に理解して契約を結んだのか」を指摘されることがあります。そのため外国籍の従業員用に英訳付きの契約書、または別紙で要約を英文化したものなどを用意することも必要かもしれません。


労使関係を悪化させないための社員とのコミュニケーションが最も重要ですが、労使トラブルリスクも考えた上でしっかりとした雇用契約書を取り交わしてください。


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